PAYMENT ORDER

How

Bagaimana cara Menggunakan fitur payment order ?

1. Create Payment Order

2. Delete Payment Order.

What

Apa itu fitur Payment Order?

form untuk mengajukan pembayaran biaya operasional dan biaya non operasional perusahaan .

Why

Fungsi dari fitur payment order?

sebagai sarana informasi kepada atasan atas pembayaran yang akan dilakukan dan mencegah adanya pembayaran yang dilakukan tanpa sepengetahuan atasan.

When

Kapan Penggunaan fitur payment order ?

1. Ketika akan menambahkan form payment order.

2. Ketika akan menghapus form payment order.

WHO

Pihak yang mengoperasikan fitur payment order?

1. Accounting/ Staff Keuangan (Pihak yang membuat form)

2. Kepala bagian keuangan (Pihak yang menyetujui pembuatan form)

TAMPILAN

Program hanya menampilkan rekap form payment order pada periode berjalan saja. Untuk melihat rekap form pada periode sebelumnya atau bulan lalu maka anda bisa menggunakan menu advanced filter.

Pada tampilan awal fitur payment order anda akan melihat rekap form payment order yang telah anda buat. Berikut Penjelasan setiap kolom pada rekap form payment order :

1. Number : untuk menampilkan nomor form payment order.

2. Date : untuk menampilkan tanggal pembuatan form payment order.

3. To : untuk menampilkan pihak yang dituju dalam form payment order.

4. Account : untuk menampilkan pos akun atas transaksi yang dilakukan pada form payment order

5. Notes : untuk menampilkan keterangan atas transaksi yang dilakukan.

6. Amount : untuk menampilkan jumlah yang akan dibayarkan.

7. Approval status : untuk menampilkan status approval form payment order yang dibuat.

1. Pending : menyatakan bahwa form payment order masih belum disetujui oleh pihak atasan

2. Approved : menyatakan bahwa form payment order telah disetujui oleh pihak atasan.

3. Rejected : menyatakan bahwa form payment order telah ditolak oleh pihak atasan.

8. Form Status : untuk menampilkan status form payment order.

1. Pending : menyatakan bahwa form payment order belum dilakukan pembayaran.

2. Done : menyatakan bahwa form payment order telah dilakukan pembayaran.

3. Canceled : menyatakan bahwa form payment order telah dihapus.

CREATE

FORM PAYMENT ORDER DIBUAT OLEH ADMIN KEUANGAN. BERIKUT LANGKAH LANGKAHNYA:

1. Klik Icon (+) untuk membuat form baru.

2. Pada Kolom Data isikan tanggal pembayaran akan dilakukan.

3. Pada kolom Payment Type isikan pembayaran yang akan gunakan.

1. Cash : apabila pembayaran melalui kas

2. Bank : apabila pembayaran melalui bank

1. Hal ini bertujuan untuk memudahkan user untuk bisa mengelompokkan pembayaran yang menggunakan bank atau kas.

2. Memudahkan user dalam melakukan pengecheckan transaksi yang melalui kas atau bank.

4. Pada Kolom To Klik select kemudiaan pilih pihak yang menerima pembayaran.

Apabila pihak yang menerima pembayaran belum terdaftar dalam list maka anda bisa langsung menambahkannya melalui fitur supplier(apabila termasuk supplier) , employee (apabila termasuk karyawan) dan customer(apabila termasuk customer).

5. Pada kolom account pilih select untuk memilih pos akun atas transaksi yang akan dilakukan.

Contoh : anda akan melakukan pembayaran gaji pegawai. maka anda bisa memposkan pada akun biaya gaji atau beban gaji pegawai.

1. Hal ini bertujuan untuk mempermudah user dalam memposkan transaksi yang dilakukan sesuai dengan COAnya.

2. Daftar COA yang tersedia dalam form payment order adalah COA Beban (expense). Mengapa demikian? Karna untuk pelunasan hutang dan piutang sudah disediakan dalam fitur purchase dan sales.

6. Kemudian Pada kolom Notes anda bisa mengisikan keterangan pembayaran yang dilakukan.

1. Bertujuan untuk mempermudah user dalam mengetahui informasi pembayaran yang dilakukan.

2. Contoh : anda hendak melakukan pembayaran gaji pegawai untuk bulan juni 2020 maka anda bisa menambahkan keterangan biaya gaji periode juni 2020.

7. Pada kolom Amount isikan jumlah yang akan dibayarkan.

Contoh: anda hendak membayarkan biaya gaji untuk bulan juni sebesar 200 ribu maka anda bisa menambahkan nominal 200rb pada kolom amount.

8. Kemudian pada kolom allocation klik select untuk memilih jenis allocation yang dibutuhkan.

1. Hal ini memudahkan user dalam mengetahui total biaya sesuai alokasinya serta Mempermudah user dalam mengalokasikan biaya yang akan dikeluarkan dimasa selanjutnya.

2. Contoh : anda hendak membayar gaji pegawai untuk bulan juni 2020 maka anda bisa mengalokasikan dengan nama biaya gaji juni atau biaya gaji pegawai.

Apabila alokasi yang anda butuhkan belum terdaftar dalam list maka anda bisa menambahkannya terlebih dahulu melalui fitur allocation pada master atau menambahkannya secara langsung dengan langkah sama seperti pada fitur allocation

9. Pada kolom Notes bawah isikan keterangan khusus untuk pembayaran yang anda lakukan.

10. Kemudian Pilih “approved by” untuk mengetahui siapa yang menyetujui pembuatan form payment order ini. Keterangan :

1. Requested by bertujuan memberikan informasi siapa yang membuat form payment order ini. Contoh form ini dibuat oleh staff keuangan atau accounting

2. Approved by bertujuan untuk memberikan informasi siapa yang menyetujui pembuatan form payment order ini. Contoh form ini disetujui oleh kepala bagian keuangan.

11. Kemudian klik save untuk menyimpan form yang telah dibuat.

APPROVAL DILAKUKAN OLEH PIHAK ATASAN. BERIKUT PENJELASAN KEGIATAN APPROVAL:

Setelah admin keuangan membuat form payment order. Maka pihak atasan akan menerima notifikasi untuk approval form payment order yang dibuat oleh admin keuangan. Kegiatan approval menyatakan bahwa form payment order yang dibuat oleh admin keuangan sudah benar adanya. Berikut penjelasan opsi approval :

1. Approve digunakan untuk menyetujui pembayaran yang akan dilakukan

2. Reject untuk menolak pembayaran yang akan dilakukan.

Setelah form ini disetujui maka akan dilakukan pembayaran sesuai dengan type pembayaran yang dipilih.

DELETE

FORM PAYMENT ORDER DIHAPUS OLEH ADMIN KEUANGAN. BERIKUT LANGKAH LANGKAHNYA:

1. Pada kolom search isikan nomor form yang akan anda edit. Atau anda bisa juga menggunakan fitur advanced filter berdasarkan status form , status approval, serta tanggal pembayaran.

2. Kemudian klik form (sesuai hasil pencarian).

Bertujuan untuk menampilkan informasi form yang akan didelete.

3. Klik untuk delete untuk menghapus form anda dan berikan informasi penyebab form ini harus dihapus.

Apabila telah dilakukan pembayaran melalui menu cash atau bank maka form ini tidak bisa dihapus.

APPROVAL DILAKUKAN OLEH PIHAK ATASAN. BERIKUT PENJELASAN KEGIATAN APPROVAL:

Setelah admin keuangan menghapus form payment order. Maka pihak atasan akan menerima notifikasi untuk approval form payment order yang dihapus oleh admin keuangan. Kegiatan approval menyatakan bahwa form payment order yang dihapus oleh admin keuangan sudah benar adanya. Berikut penjelasan opsi approval :

1. Approve : digunakan untuk menyetujui penghapusan form yang akan dilakukan

2. Reject : untuk menolak penghapusan form yang akan dilakukan.

Setelah form payment order disetujui untuk dihapus maka status form akan berubah menjadi CANCELED.